Zbyt często zapominamy o czymś co powinno być dla nas bezcenne, coś bez czego nasze codzienne funkcjonowanie może zostać zaburzone. Co mianowicie? Czas tylko dla siebie, celebrowanie chwili spędzonej we własnym towarzystwie, złapanie „drugiego oddechu”. Od razu nasuwa się mnóstwo argumentów przeciw, że zbyt dużo obowiązków, zajęć, ogrom pracy. Jednak nie czarujmy się często jest to kwestia nie właściwej organizacji i najczęstszej wymówki świata „nie mam czasu”. Oczywiście nie jesteśmy w stanie podać Wam „złotego środka”, jak zyskać więcej czasu, ale z pewnością postaramy się podpowiedzieć, jak go niepotrzebnie nie tracić.

Bardzo często zdarza się, że świadomie odwlekamy rzeczy, które powinny być zrobione w danym momencie. Nie wynika to bynajmniej z naszego lenistwa, zdecydowanie częstszym powodem może być przytłaczający charakter danego zadnia. Niekiedy niezrealizowanie jakiejś czynności, związane może być z ulotnością naszej pamięci. Gdyż w natłoku spraw istnieje prawdopodobieństwo przeoczenia, którejś z czynności. Jednak najpoważniejszym błędem popełnianym w planowaniu jest nieumiejętność ustalania priorytetów oraz niewłaściwa klasyfikacja spraw, na ważne i ważniejsze.

Aby nasz czas w ciągu dnia był efektywnie zarządzany, należy skupić się na kontrolowaniu stopnia realizacji zadań do wykonania. Bardzo istotne jest to, żeby przed wypełnieniem konkretnego zadania, postawić sobie cel, do którego będziemy dążyć. Pozwoli nam to skoncentrować się na danej sprawie. Pamiętać należy o tym, że cel musi być przypisany do konkretnego zadania oraz realistyczny, czyli do osiągnięcia przez nas, w tym danym momencie.

Jeśli chcemy zyskać w ciągu dnia więcej czasu dla siebie, warto zastosować jedną z podstawowych reguł planowania czasu, to znaczy „60 na 40”. Co to oznacza w rzeczywistości? W odniesieniu do organizowania dnia, należy tylko 60% swojego czasu zaplanować. Pozostałe 40% powinno przypadać na rzeczy spontanicznie, przypadkowe, czyli przyjemne dla nas. Bardzo istotne jest, aby podczas wykonywania poszczególnych zadań nie stracić orientacji w zarządzaniu swoim czasem. Pomocne może okazać się sporządzanie notatek, w których ująć należy ilość czasu, która przypada na konkretne zadanie lub czynność. Skorzystać można również ze sprawdzonego sposobu, jakim jest wykonywanie planu dnia/zadań, w którym stosujemy zasadę priorytetów. Ważne jest aby pamiętać o przepisaniu zadań niezrealizowanych na okres następny, czyli kolejny dzień. Jednak jest to wyjątek tylko w momencie, gdy danego zadania nie udało nam się wykonać, z przyczyn od nas zupełnie nie zależnych. Nie odkładajmy nic na potem, gdyż takie działanie może nakręcać nam spiralę niewykonanych zadań, co w dłuższej perspektywie może oznaczać natłok spraw nie do ogarnięcia. Istnieje ponadto coś takiego, jak realistyczne planowanie, które obejmuje realizację zadań możliwych do wykonania w danym dniu.

W planowaniu dnia, czy długoterminowego planu ważne jest, ustalenie ostatecznych terminów. Pozwolą nam one na uniknięcie opóźnień w realizacji danej czynności lub zadania. Doskonale wiadomo z czego wynikają opóźnienia, zazwyczaj jest to odwlekanie w czasie, wykonania zadania. Często jest to także „ingerencja” tak zwanych „rozpraszaczy”, których wokół nas nie brakuje. Czy to są rozmowy telefoniczne, impulsy z zewnątrz w postaci kolegów/koleżanek z pracy, a także bodźce natury wirtualnej, czyli Internet oraz wiele innych. Dlatego podczas ustalania terminu realizacji zadania, należy wziąć pod uwagę rezerwę czasową, dla naszego komfortu psychicznego.

Umiejętne zarządzanie czasem jest sztuką. Jednak to wszystko kwestia wprawy i zrozumienia zasady priorytetów w realizacji konkretnych zadań. Co dzięki temu zyskamy? Bezcenny czas dla siebie, a także mniejszy chaos w działaniu oraz zmniejszenie poziomu stresu.